Actualiteit
Allereerst wordt de actualiteit van een website of een intranet verhoogd door het gebruik van een content management systeem (CMS) doordat iedere daartoe geautoriseerde medewerker eenvoudig en snel een bijdrage kan plaatsen. Er hoeft niet meer gewacht te worden op de beschikbaarheid van een medewerker met kennis van HTML-opmaakcodes.
Consistentie
Het gebruik van een CMS zorgt ervoor dat een website consistenter wordt. Dit komt doordat de structuur en de vormgeving van de website grotendeels vastliggen. Medewerkers kunnen niet zomaar de vormgeving aanpassen.
Kostenbesparing
De aanschaf van een content management systeem zorgt voor een tijds- en kostenbesparing doordat er geen aparte medewerkers hoeven te worden aangesteld voor het beheer van de website of het intranet. Het content management systeem neemt hun taken als het ware over.